Abt Associates, une structure qui mène des projets aux Etats Unies et dans le monde entier et ayant pour mission d’améliorer la qualité de vie et le bien-être des personnes vient de lancer un appel à candidatures pour recruter un Directeur ou une Directrice des finances et de l’administration au Togo. Il ou elle aura pour mission entre autres de superviser les opérations financières du programme, établir des rapports continus pour garantir l’équilibre financière du programme et l’utilisation correcte des fonds. Lire l’intégralité de l’annonce publiée :
Directeur des finances et de l’administration, Togo PMI Evolve
Le monde à Abt
Répondre aux problèmes les plus urgents et améliorer la qualité de vie des populations du monde entier, tel est le travail que nous accomplissons chaque jour à Abt Associates. Créer un monde plus équitable n’est pas une tâche facile, mais nous sommes motivés par de grands défis.
Nous sommes une équipe de plus de 4 000 personnes dans plus de 50 pays qui travaillent à l’unisson et se concentrent sur une vision d’ensemble. Ce n’est qu’en partageant notre engagement, notre énergie et notre sens de l’innovation que nous parviendrons à changer les situations et à faire avancer les limites du possible. Nous sommes ouverts à la diversité des idées, des parcours et des points de vue. Rejoindre Abt, c’est accéder à des penseurs exceptionnels au sommet de leur art.
Le succès à Abt passe par la flexibilité et la collaboration. Notre culture ouverte vous permet d’équilibrer votre travail et votre vie personnelle en fonction de vos besoins afin d’optimiser votre bien-être personnel. La création d’un monde plus équitable commence de l’intérieur – nous prenons soin des populations du monde entier, et nous ferons de même pour vous.
Êtes-vous prêt à vous engager dans un travail gratifiant et utile ? C’est maintenant votre chance.
L’opportunité
Le directeur des finances et de l’administration est responsable de la supervision principale et de la direction dans le pays de tous les rapports financiers, des ressources humaines et des opérations administratives tout au long de la durée de vie du programme. En particulier, il/elle supervise les opérations financières du programme et établit des rapports continus pour garantir la solidité financière du programme et l’utilisation correcte des fonds.
Le Project PMI Evolve soutient l’Initiative présidentielle américaine contre le paludisme (U.S. President’s Malaria Initiative, PMI selon l’acronyme anglais) et l’USAID pour planifier et mettre en œuvre une stratégie intégrée de lutte antivectorielle avec l’objectif global de réduire le fardeau du paludisme tout en promouvant l’équité pour maintenir les progrès réalisés dans la lutte contre le paludisme. Abt a mis en œuvre la lutte intégrée contre les vecteurs pour le PMI depuis 2011, en fournissant une pulvérisation intradomiciliaire à effet résiduel (IRS selon l’acronyme anglais) de haute qualité, une assistance technique pour la distribution de moustiquaires traitées à l’insecticide (ITN selon l’acronyme anglais) et le suivi de la durabilité, ainsi que de nouvelles approches pour la gestion des sources larvaires (LSM selon l’acronyme anglais). En outre, le travail d’Abt financé par la PMI gère les programmes de surveillance entomologique des vecteurs du paludisme les plus complets dans 21 pays africains afin d’informer sur les tendances, les stratégies et l’impact de la lutte contre les vecteurs du paludisme. Dans le cadre du Project PMI Evolve, Abt poursuivra la mise en œuvre de programmes intégrés de lutte contre les vecteurs en s’associant avec les communautés locales, les organisations et les gouvernements pour concevoir et mettre en œuvre conjointement des programmes de lutte contre les vecteurs du paludisme sur mesure. L’objectif final est de lutter contre le paludisme tout en renforçant la capacité locale à maintenir les progrès réalisés dans ce domaine.
Responsabilités principales
Comptabilité et gestion de trésorerie
- Maîtrise de QuickBooks et/ou de Quicken
o Créer de nouveaux dossiers de vendeurs ou mettre à jour les dossiers de vendeurs existants
o Faire correspondre la facture du vendeur aux marchandises reçues
o Préparer le formulaire d’autorisation de paiement
o Compiler et télécharger les pièces justificatives dans le système comptable
o Préparer le rapprochement bancaire
o Enregistrer les dépenses, les revenus et toute autre transaction dans le système comptable.
- Préparer la demande de financement du site
- Gérer les comptes bancaires du projet, notamment en demandant l’ouverture de nouveaux comptes, en modifiant les signataires ou en clôturant les comptes si nécessaire.
- Assurer une gestion contrôlée des comptes bancaires et mobiles ainsi que de la petite caisse.
- S’assurer que toutes les dépenses et les pièces justificatives sont conformes aux politiques et procédures d’Abt et de l’USAID.
- Examiner les notes de frais et s’assurer que toutes les avances sont réglées dans les 30 jours suivant le voyage, conformément aux politiques d’Abt.
- S’assurer que toutes les taxes gouvernementales sont payées et déposées en temps opportun, conformément à la législation locale.
- Préparer et initier la paie du site en appliquant les déductions appropriées.
Gestion du cycle financier du projet, contrôle du budget et validation des dépenses
- Élaborer, gérer et contrôler les budgets des projets et les plans de travail annuels en collaboration avec l’équipe d’assistance internationale afin de fournir des indicateurs de performance financière et de recommander des stratégies de réduction des coûts et de respect des règles pour mettre en œuvre le projet avec moins de ressources.
- Préparer les projections de revenus et mettre à jour les prévisions mensuelles du système de suivi budgétaire.
- Collaborer avec l’équipe chargée des achats pour s’assurer que les achats internationaux et locaux respectent le budget approuvé.
- Développer et mettre en œuvre des systèmes pour rationaliser les pratiques et procédures financières.
- Assurer l’administration financière continue du projet, y compris le traitement des approbations pour les achats, les accords de consultants et les factures des vendeurs.
Approvisionnement en produits de base locaux et internationaux
- Collaborer avec l’équipe de soutien global pour engager des procédures d’achat internationales.
- En collaboration avec le/la chef de projet, procéder au contrôle des douanes et assurer la liaison avec l’USAID en ce qui concerne les dérogations fiscales, selon les besoins.
- Élaborer des stratégies d’approvisionnement, notamment sur la manière de gérer le volume des achats, de créer un calendrier d’approvisionnement, etc.
- Élaborer, maintenir et mettre à jour régulièrement un système de suivi des achats pour tous les achats en cours et nouveaux afin de garantir la visibilité des achats en cours.
- Rédiger, diffuser et examiner les demandes de cotation (request for quotes, RFQ en anglais).
- En collaboration avec les équipes techniques, obtenir et examiner les spécifications des produits et l’étendue des travaux pour les services ; veiller à ce que les spécifications et l’étendue des travaux soient claires, objectives et complètes.
- Rédiger ou examiner les bons de commande et les accords de consultants locaux en vue de leur exécution.
- Faciliter l’examen et l’évaluation des offres, en veillant à la participation du personnel technique concerné et à la cohérence avec les critères d’évaluation.
- Effectuer et documenter les préqualifications des vendeurs pour les achats répétitifs tels que l’hébergement, les services de restauration, les fournitures de bureau, l’eau, l’entretien des véhicules ; lorsque c’est possible, préparer des accords de services généraux en consultation avec le bureau local d’Abt.
- Organiser une séance d’orientation standard pour tous les nouveaux membres du personnel sur le fonctionnement de la fonction d’approvisionnement et sur leur rôle dans tout achat.
- Veiller à ce que les dossiers de passation de marchés soient complets et prêts à être audités dès que le processus de passation de marchés est achevé ; mettre en place un système permettant de vérifier l’exhaustivité des dossiers de passation de marchés à l’aide de la liste de contrôle des marchés fournie par le ministère de l’intérieur.
- Respecter les normes de classement et de traitement des documents d’approvisionnement. Travailler avec le service d’approvisionnement du home office et l’équipe d’appui pour obtenir les approbations nécessaires.
- Saisir les transactions d’achat dans QuickBook et les entrées iProcure.
- Préparer la matrice des offres et le mémorandum de sélection des sources (selon les besoins) qui comprend le processus de concurrence, les noms des évaluateurs et une justification adéquate de la recommandation d’attribution.
- Collaborer avec l’équipe de soutien global, le cas échéant, pour planifier et exécuter plusieurs types d’achats dans des délais courts, tout en respectant la politique.
- Se tenir au courant des modifications apportées aux politiques et procédures du gouvernement américain et d’Abt Associate en matière d’acquisition de biens et de services.
- Documenter toute la correspondance avec les fournisseurs et tenir à jour des dossiers d’achat complets.
- En collaboration avec les responsables techniques, veiller qu’un contrôle de qualité soit effectué lors de la réception des matériaux et que toute incohérence par rapport à la commande initiale soit signalée avant le paiement.
- Assurer le suivi de tous les contrats et accords de service en cours.
Direction d’équipe et autres tâches
- Soutenir le démarrage, les opérations générales et la clôture du projet PMI Evolve.
- Fournir les coûts nécessaires au département des nouvelles entreprises.
- Diriger le recrutement, l’orientation et la formation du nouveau personnel administratif ou comptable.
- Préparer les budgets et les dispositions administratives et logistiques pour soutenir les activités du projet, y compris les dispositions relatives aux voyages et aux visas.
- Superviser les audits financiers.
- Effectuer toute autre activité connexe confiée par le supérieur hiérarchique direct.
- Informer l’équipe de soutien global de toutes les questions contractuelles, financières et juridiques concernant le projet.
- Mettre à jour le registre des biens de l’État avec les articles nouveaux, cassés ou perdus ; signaler tout incident de vol ou de perte d’équipement ; effectuer des vérifications au hasard de l’inventaire pour s’assurer qu’il est toujours précis et à jour.
- Aider à l’approbation des achats internationaux, y compris en travaillant avec l’agent de clearing si nécessaire.
- Soutenir l’équipe d’assistance globale dans la préparation des livrables financiers de l’entreprise et des clients, tels que l’étude des coûts, la TVA, le NXP et les rapports de régularisation.
- Veiller à ce que les exigences contractuelles et internes en matière d’approbation (par exemple, dérogations, notes d’approbation) soient respectées et préparer des justifications à l’appui de ces actions en coordination avec la direction du projet et les groupes de soutien à l’entreprise.
Ce que nous valorisons
- Maîtrise en finance, comptabilité, administration des affaires ou autre domaine pertinent.
- Licence + cinq ans d’expérience pertinente, ou maîtrise + trois ans d’expérience pertinente, ou doctorat.
- Au moins six ans d’expérience professionnelle dans la gestion des aspects financiers et contractuels de projets de développement international, de préférence des projets financés par l’USAID.
- Excellentes compétences analytiques et informatiques, avec une solide expérience d’Excel et de QuickBooks ou Quicken.
- Compétences organisationnelles bien maîtrisées et efficaces, y compris la capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément et à travailler dans un environnement soumis à de fortes pressions.
- Expérience importante de la gestion et de la supervision du personnel chargé de la gestion des finances et des achats.
- Connaissance des normes de comptabilité du gouvernement américain.
- Expérience de la logistique, des achats et de la gestion de la chaîne d’approvisionnement hautement souhaitable.
- Compétences linguistiques en anglais (lecture, écriture, expression orale) au niveau FS3.
Ce que nous offrons
Nous promouvons un environnement dans lequel vous pouvez vous épanouir à votre manière. Nos programmes innovateurs de rémunération globale sont élaborés pour vous aider à trouver un équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée. L’approche de votre bien-être s’articule autour d’avantages sociaux complets et d’un développement professionnel.
Abt Associates est un employeur qui s’engage à favoriser la diversité de son personnel. Abt Associates offre des salaires compétitifs et des avantages sociaux complets. Les candidats locaux sont vivement encouragés à postuler.
Clause de non-responsabilité : Abt Associates ne demandera jamais d’argent aux candidats en échange d’une offre d’emploi.
Tous les candidats qualifiés et intéressés doivent soumettre leur candidature via notre site web. Veuillez noter que le processus de candidature sera terminé le 31 octobre.